Vào những ngày cuối năm, nhu cầu tổ chức sự kiện ngày càng nhiều. nà tiệc tất niên, tổng kết công ty, khen thưởng viên chức,… Nó giống như một hoạt động thường niên và chẳng thể nào thiếu của doanh nghiệp. Để tổ chức một sự kiện, doanh nghiệp có thể thuê ngoài hoặc tự tổ chức. Đối với một số doanh nghiệp tự tổ chức, điều khiến họ lo lắng nhất đó chính là quy trình. Vì chưa có nhiều kinh nghiệm nên luôn thắc mắc phải tổ chức sự kiện như thế nào cho hợp lý. Dưới đây là hướng dẫn các bước tổ chức sự kiện đúng chuẩn. Bạn có thể tham khảo và tổ chức cho doanh nghiệp của mình nhé!

Xem thêm: cong ty to chuc su kien uy tin

Quy trình tổ chức sự kiện có thể chia làm 3 thời đoạn. Trước, trong và sau sự kiện. Các hoạt động cụ thể trong từng thời đoạn như sau:

Trước sự kiện:

- tập trung nhân lực tham dự tổ chức sự kiện, phân chia công việc cụ thể cho từng cá nhân, bộ phận.
- lóng địa điểm tổ chức sự kiện sao cho hạp và tiện lợi cho người dự
- liên quan các dịch vụ can dự như thuê hệ thống âm thanh, ánh sáng, MC, ca sĩ, các vũ đoàn nhảy múa để tổ chức các tiết mục văn nghệ.
- Kiểm soát quá trình thiết kết, in ấn Bandrol, backdrop, thư mời…
- Tổ chức công tác truyền thông, marketing cho sự kiện
- Sắp xếp mời khách, dụng cụ đi lại.
- Dàn dựng – lắp đặt.
- Chuẩn bị các phương án dự phòng xử lý các rủi ro có thể xảy ra.
- Tổng duyệt chương trình…

Trong bất cứ sự kiện nào, nhiệm vụ của người quản lý là quan trọng nhất. Đây chính là người bao quát quờ các hoạt động diễn ra trong sự kiện. Người quản lý sự kiện có nhiệm vụ phân công công việc, quy định kì hạn cụ thể cho từng hạng mục công việc, theo dõi tiến độ thực hiện… để đảm bảo mọi công tác chuẩn bị được tiến hành tốt nhất.

Trong sự kiện
Trong quá trình sự kiện diễn ra, người quản lý chính sẽ chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động ưng chuẩn hệ thống máy bộ đàm với các viên chức hỗ trợ bảo đảm sự kiện diễn ra đúng dự tính, làm chấp nhận người dự lẫn khách hàng/công ty.

Sau sự kiện
Sau sự kiện, đơn vị tổ chức sự kiện có nghĩa vụ quét dọn các thiết bị, hệ thống âm thanh ánh sáng để bàn giao cho bên thứ 3. song song thu dọn khu vực tổ chức để trả lại không gian cho người chủ.

Xem thêm: to chuc su kien ra mat san pham

Đánh giá kết quả sự kiện

Sau khi hoàn thành tất các công việc của sự kiện, người quản lý sự kiện có trách nhiệm tổng kết kết quả của sự kiện. Làm báo cáo gửi lên cấp trên để đánh giá mức độ thành công của sự kiện. song song tính lương cho nhân sự tham dự tương trợ và thực thi sự kiện.